Nachhaltige Veranstaltungsplanung leicht gemacht
Tipps für ein ressourcenschonendes, umweltverträgliches und wirtschaftliches Eventmanagement
Dienstleistende, Hotel und Location-Auswahl
• Wahl nachhaltiger Dienstleistender, Hotels und Locations
• Soziales Engagement, Barrierearmut und umweltfreundliche Locations
• International anerkannten Zertifizierungen
• Klimafreundliche Wege
Wenn man in die Planung für einen Kongress, ein Event oder Meeting geht, hat man meist die Qual der Wahl. Wie immer und überall im Leben unterscheiden sich Menschen, Firmen, Anbieter… Neben den klassischen Faktoren wie beispielsweise dem Preis-Leistungs-Verhältnis lohnt auch ein Blick auf die nachhaltigen Aspekte der Unternehmen, die in die Umsetzung der Veranstaltung eingebunden werden. Hat der Dienstleister einen Blick auf soziales Engagement, arbeitet er mit gemeinnützigen Organisationen, Projekten oder Initiativen zusammen? Dies sind erste Fragen, die man sich bereits bei der Auswahl stellen kann.
Auch die Wahl der Location spielt eine entscheidende Rolle, um die eigene Veranstaltung nachhaltiger zu gestalten. Hier reden wir über ganz offensichtliche Punkte, aber auch über Kleinigkeiten, die die Welt ein bisschen besser machen. Einer der Aspekte, der einem ganz von allein in den Sinn kommt, ist eine gute Anbindung an den ÖPNV, damit die Teilnehmenden nachhaltig anreisen können. Ebenso gut nachzuvollziehen ist, ob eine Location ressourcenschonend betrieben wird – beispielsweise durch energiesparende Beleuchtung oder das Wassersparen bei den sanitären Anlagen. Lohnenswert ist auch der Check, ob die Location mit erneuerbaren Energien betrieben wird.
Andere Aspekte liegen nicht sofort auf der Hand. Denn ganz ehrlich: Wer denkt bei der Eventplanung sofort an Mülltrennung, die Nutzung umweltfreundlicher Reinigungsmittel oder ausgewiesene Raucherbereiche, um die angrenzenden Natur- oder Grünflächen vor Verschmutzung zu schützen? Ab jetzt wir alle! Denn auch diese vermeintlichen Kleinigkeiten machen einen bedeutenden Unterschied.
Natürlich gehört zu einer nachhaltig durchgeführten Veranstaltung auch der soziale Aspekt. Deshalb ist es bereits für viele eine Selbstverständlichkeit, dass die Location mindestens barrierearm ist.
Wer sich nun immer noch unsicher ist, kann sich aber an international anerkannten Zertifizierungen orientieren. Wir empfehlen, auf die folgenden zu achten:
Auch bei der Hotelauswahl lassen sich nachhaltige Entscheidungen treffen. Auch hier geben Zertifizierungen einen ersten Überblick. Achten Sie auf z.B. Green Sign, EMAS, Green Globe, Green Key oder Earth Check. In jedem Fall sollte ein Hotel gewählt werden, das ein transparentes Nachhaltigkeitskonzept hat. Ganz ab von Zertifikaten hat jeder Veranstalter aber auch die Möglichkeit, die Lage des Hotels zu bedenken und die Wahl der Unterbringung entsprechend zu treffen. Wir empfehlen, das Hotel so zu wählen, dass es sich im Umkreis von 5 km zur Location und nicht mehr als 500 m zum ÖPNV befindet. So ergibt sich die Möglichkeit die Wege zwischen Location und Unterbringung klimafreundlich zu gestalten.
Rahmenprogramm und Konzept
• nachhaltiges und sozial verantwortliches Rahmenprogramm
• Integration regionaler Initiativen
• Berücksichtigung lokale und nachhaltige gastronomische Angebote
Neben der idealen Location ist einer der wichtigsten Punkte für eine gelungene Veranstaltung der Inhalt und das Rahmenprogramm! Wir freuen uns, Ihnen sagen zu können, dass man hier ganz großartige Nachhaltigkeitspotentiale nutzen kann! Gerade beim Programm kann man einen Fokus auf den sozialen Aspekt legen: Ein guter Ansatz ist es, das Veranstaltungsprogramm so zu gestalten, dass es gesellschaftliche Diversität abbildet, beispielsweise durch eine diverse Auswahl an Referent:innen. Außerdem können soziale regionale Projekte und Initiativen aktiv in das Rahmenprogramm eingebunden werden – entweder durch einen eigenen Stand während der Veranstaltung oder aktiv als Speaker. Hier knüpft auch ein weiterer Punkt an, der häufig einfach umzusetzen ist und das Event inhaltlich bereichert: Nachhaltigkeitsinhalte im Kontext des Veranstaltungs-Schwerpunktes können bspw. als eigene Tagesordnungspunkte dargestellt werden.
Nach einem erkenntnisreichen Veranstaltungstag folgt häufig ein abendliches Rahmenprogramm. Auch dies lässt sich mit nachhaltigem Mehrwert gestalten. Gerade beim Thema Kulinarik kann bei Restaurantempfehlungen oder einem gemeinsamen abendlichen Dinner bspw. Wert auf Regionalität oder die Auswahl saisonaler Speisen gelegt werden. Auf den Aspekt der sozialen Nachhaltigkeit kann gerade beim Rahmenprogramm geachtet werden, indem man Programmpunkte wählt, die einen inklusiven Ansatz verfolgen oder sich mit dem Thema Nachhaltigkeit auseinandersetzen. Gute Beispiele hierfür finden Sie auf unserer Website.
Auch im Bereich nachhaltige Gastronomie hat Hamburg einiges zu bieten. An erster Stelle nennen wir hier gern unsere Partner, die beim Open Mouth – Hamburg Food Festival dabei sind: Alle haben sich verpflichtet, ein Mindestset an Nachhaltigkeitskriterien zu erfüllen. Sie haben die Wahl aus über 60 Restaurants – ganz sicher ist hier auch für Ihre Veranstaltung die richtige Gastronomie dabei!
Klimaschutzmaßnahmen
• Einsparpotentiale durch CO₂-Messung
• ÖPNV-Nutzung
• emissionsarme Fahrzeuge vor Ort
Klimaschutz ist wahrscheinlich der erste große Aspekt, wenn man an den Themenkomplex Nachhaltigkeit denkt. Das liegt nahe, auch wenn wir die beiden anderen Facetten – Ökonomie und Soziales – nicht außen vor lassen. Natürlich streifen wir auch bei vielen anderen Tipps dieses Thema, wollen hier aber noch einmal gesondert auf den ein oder anderen Kniff eingehen, wie man die eigene Veranstaltung nachhaltiger gestalten kann.
Ein erster Punkt hierbei ist die Erfassung der direkt und indirekt entstandenen Treibhausgasemissionen. Erstens verschafft man sich damit einen Überblick, zweitens bringt eine solche Messung Licht ins Dunkel der Einsparpotentiale und drittens ergibt sich dann die Möglichkeit, entstandene, nicht vermeidbare Emissionen durch Anbieter wie bspw. Gold Standard auszugleichen.
Viel Potential liegt hierbei bei der Mobilität: Bieten Sie den Teilnehmer:innen bereits im Anmeldeprozess die Kompensation der CO2-Emissionen ihrer An- und Abreise durch einen Aufpreis an? Oder können Ihre Gäste direkt bei der Anmeldung ein vergünstigtes oder kostenloses ÖPNV-Ticket buchen? Gerade beim Thema ÖPNV haben Sie als Veranstalter viele Einsparmöglichkeiten: Wenn alle organisierten Wege der Mitwirkenden vor Ort per ÖPNV oder mit emissionsarmen Fahrzeugen zurückgelegt werden – und das ist in Hamburg ganz einfach – hat man die Welt schon ein kleines bisschen besser gemacht.
Wenn man das Thema Nachhaltigkeit aktiv angehen möchte, sollten Flugreisen generell natürlich sowieso nur im Ausnahmefall erfolgen. Ist dies aber nicht möglich, gibt es wie oben erwähnt zahlreiche Anbieter, mit denen sich die entstandenen Emissionen verlässlich kompensieren lassen.
Auf der Veranstaltung: Umdenken!
• digitales Teilnehmer:innen-Management
• wiederverwendbare Dekoration und Ausstattung
• Abfall vermeiden und recyceln, auch und gerade beim Catering
Wir leben in einer digitalisierten Welt. Da liegt es auf der Hand, auch das Teilnehmer:innen-Management digital durchzuführen. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern im Idealfall auch Nerven. Ebenso kann einiges an Veranstaltungsmaterial wie bspw. ein Programmheft digital umgesetzt werden. Ist es unumgänglich, eine gedruckte Variante anzubieten, sollte darauf geachtet werden, dass das Material ressourcenschonend hergestellt wird. Das gilt übrigens auch für Blumensträuße oder Blumendekoration: Diese kann man sparsam einsetzen oder sie aus einer nachhaltigen Produktion beziehen. Bei der weiteren Raumausstattung sollte man darauf achten, diese so zu wählen, dass sie mehrfach verwendet werden kann.
Auf keiner Businessveranstaltung wegzudenken: Lanyards und Namensschilder! Das Einsammeln am Ende der Veranstaltung und deren Wiederverwendung auf anderen Veranstaltungen ist genauso sinnvoll wie eine Herstellung aus umweltfreundlichen Materialien.
Was leider auch auf keiner Veranstaltung fehlt, ist Abfall. Auch wenn wir glauben, dass Abfallvermeidung und Recycling schon in der Mitte der Gesellschaft angekommen sind und hier nicht extra erwähnt werden müssen, wollen wir diese Punkte der Vollständigkeit halber trotzdem mit aufführen. Das größte Potential hat man beim Thema Catering, Verpflegung und Restaurants, denn selbstverständlich gilt es auch hier, auf Einweggeschirr zu verzichten und Verpackungsabfall zu reduzieren, was in direkter Abstimmung mit dem Dienstleistenden ganz hervorragend funktioniert.
Gastronomie & Verpflegung
• regionales, biologisches und faires Catering
• mehr vegane und vegetarische Optionen
• überschüssige Lebensmittel mit Initiativen wie „Too good to go“ sinnvoll verwerten
Das Thema Ernährung und Essen ist ein sehr großer Komplex wenn es um Nachhaltigkeit geht. Laut WWF sind 37 % der globalen Treibhausgasemissionen auf das globale Ernährungssystem zurückzuführen. Entsprechend groß ist das Einsparpotential. Wir haben ein paar Ideen, wie man bei der eigenen Veranstaltung etwas Positives bewirken kann.
Es geht los beim Caterer oder dem Restaurant: Handeln die Dienstleister nachhaltig? Sind Nahrungsmittel regional, biologisch und fair? Stammen die Fleisch- und Fischprodukte aus artgerechter Haltung? Fragen über Fragen! Aber es lohnt sich, diese zu stellen, wenn man etwas beitragen möchte. Apropos Fleisch und Fisch: Möchte man nachhaltiger – und gesünder – sein, sollte es mehr vegetarische und vegane Gerichte als fleischhaltige auf dem Speiseplan geben. Am nachhaltigsten fährt man, wenn man bei Catering und Verpflegung ganz auf Fleisch verzichtet. Wie wäre es zum Beispiel bei einer mehrtägigen Konferenz mit einem Veggie Day?
Eine bedarfsgerechte Lebensmittel-Kalkulation hat neben einem positiven Handprint zusätzlich ökonomische Effekte und die Verwertung überschüssiger Speisen durch Initiativen wie „Too good to go“ oder „Re-bowl“ zahlen auf ein nachhaltiges Event ein.
Hinzu kommen natürlich auch die sozialen Komponenten. Denn neben Unverträglichkeiten und Allergien spielen auch kulturelle Aspekte bei Catering und Restaurantauswahl eine Rolle. Sofern möglich, sollten diese im Vorwege bei Teilnehmer:innen abgefragt werden.
Ein Event für alle!
• inklusiv und sozial veranstalten
• barrierefreie Informationen im Voraus kommunizieren
• respektvollen Miteinander beachten
Hamburg ist eine Stadt, die Haltung hat. Eine Stadt, in der inklusiv gedacht wird und in der Menschen leben, die stolz auf ihre offene Haltung sind. Wir freuen uns umso mehr, wenn auch Veranstalter in diese Richtung denken. Schon kleine Aktionen können hier eine große Wirkung haben: Die Veranstaltung sollte barrierearm gestaltet sein und entsprechende Informationen bereits im Vorfeld an die Teilnehmenden kommuniziert werden. Außerdem ist es eine feine Sache, wenn man als Veranstalter ein Awareness-Team hat oder zumindest eine Person, die jederzeit für das Team, die Dienstleistenden und die Teilnehmenden ansprechbar für Fragen zu sozialen oder inklusiven Aspekten ist. Genauso gehört zu einem sozialen und respektvollen Umgang miteinander vor allem eins: Rücksicht auf andere. Dazu gehört für uns zum Beispiel auch, dass Raucher:innen ausgewiesene Bereiche haben, in denen sie rauchen können, ohne andere durch Passivrauchen zu stören oder zu gefährden. Ausreichend Möglichkeiten zur Handhygiene und Desinfektion sollten ja spätestens seit Corona sowieso dazu gehören.
Ein elementarer Punkt unserer Hamburger Haltung und nicht aus unserer Hafenstadt wegzudenken, ist Solidarität. Deshalb mögen wir den Gedanken, einen Solidaritätszuschlag auf Tickets zu erheben, um anderen potentiellen Teilnehmenden, die weniger gute finanzielle Möglichkeiten haben, günstigere oder kostenlose Tickets finanzieren zu können.
Tu Gutes und rede darüber!
• Nachhaltigkeitsmaßnahmen offen mit allen teilen
• transparente und attraktive Ziele kommunizieren
• Feedback einholen, um sich zu verbessern
Mehr als diese Überschrift müssen wir eigentlich gar nicht sagen. Denn wie in einer guten Beziehung ist es auch beim Thema Veranstaltungen: Communication is key!
Also erzählen Sie allen Teilnehmenden, dem Team und den Dienstleistenden von den Nachhaltigkeitsstandards und -maßnahmen der Veranstaltung. Ebenso sollten Nachhaltigkeitsziele und -maßnahmen attraktiv und transparent an die Teilnehmenden kommuniziert werden, um sie zum Mitmachen anzuregen.
Richtig cool wird Kommunikation übrigens erst, wenn sie in zwei Richtungen geht! Alle Mitwirkenden sollten deshalb die Möglichkeit bekommen, Feedback und Anregungen zu den Nachhaltigkeitsmaßnahmen der Veranstaltung zu geben. Feedback ist dabei der Schlüssel, um sich in Zukunft immer weiter verbessern zu können.
Wirtschaftliche Nachhaltigkeit
• Kosten und Einsparungen nachhaltiger Maßnahmen tracken
• Dokumentation von Fördermitteln
• Prüfen der Sponsoren auf Nachhaltigkeitskriterien
Als hanseatische und traditionelle Handelsmetropole wissen wir, wovon wir reden, wenn wir sagen, dass eine gute Buchführung quasi das Salz in der Aalsuppe ist. Zur Validierung der durchgeführten Maßnahmen sollte also dringend Buch geführt werden. Kosten sowie Einsparungen durch die nachhaltigere Ausrichtung der Veranstaltung sollten soweit möglich dokumentiert werden, um auszuwerten, welche Maßnahmen zu Mehrkosten und welche zu Kostenreduktion führen.
Häufig lohnt es sich auch, sich über etwaige Förderungen zu informieren, um für die nachhaltige Ausrichtung der Veranstaltung ggf. Fördermittel zu beantragen.
Wir alle wissen: Einen kleinen Geldsegen kann es auch geben, wenn man sich um Sponsoren bemüht. Aber Obacht, denn auch bei der Entscheidung für Sponsorings sollte auf die Vereinbarkeit mit Nachhaltigkeitskriterien geachtet werden. Man sollte idealerweise nur Sponsor:innen anfragen und auswählen, die konkrete Nachhaltigkeitsbestrebungen vorweisen können.
Ihre Fragen oder Anregungen können Sie uns gern an
sustainability@hamburg-convention.com zukommen lassen.
PDF-Download
Checkliste Nachhaltigkeit
Noch Fragen?
Michaela Flint
Projektmanagerin Nachhaltigkeit MICE
